出張前の準備は、色々なことを事前に想定し、手配しなければならないので大変ですよね。
移動手段だったり、必要な資料だったり...中でも、もっとも手間取るのは「ホテル予約」ではないでしょうか？
立地や予算、妥当な料金は？等々、プライベートの旅行とは選び方が異なります。
出張先での業務をスムーズに進めるには、どんな点に気を付けて選んだらよいでしょうか？
今回は、初めての出張や出張慣れしていない方のために、気を付けたいポイント・ホテルの選び方を解説していきます。
ホテル予約のタイミング
ホテルの予約は必ず事前に行いましょう。
東京、大阪、名古屋、福岡といったビジネスエリアには、ホテルがたくさんありますが、その分、宿泊客もたくさんいるのです。
「飛び込みでいいや」なんて考えていると、全部満室で入れないなんてこともあります。
大きなライブ会場やイベント会場が近い場合、日程によっては付近の手頃なホテルがすべて満室でとれないということも。こうした事態を防ぐためには、早めのホテル予約が必要です。
最悪、漫画喫茶でも夜を明かすことはできますが、翌日も業務をこなすには、やはりホテルのベッドでしっかりと睡眠をとり、翌日に疲れを残さないことが大事です。
ホテルの選び方
今回の出張で、メインで訪問する場所を考慮してください。その付近にホテルがあればそこが一番です。
ない場合は、少なくとも電車の乗換が不要なエリアにしましょう。
慣れない出張先では、乗換も大きなタイムロスになる可能性があります。
訪問先が複数エリアにまたがる場合は、最寄のターミナル駅を選ぶことで、トラブルリスクを最小限に抑えることができます。
まずは、出張の宿泊費に使える上限予算を確認しましょう。
会社によっては、出張時の宿泊予算が細かく決まっている場合があります。
年次や出張先のエリアによって、上限予算が異なる場合もありますので、まずは会社に確認し上限予算を把握しましょう。
出張の宿泊に使える金額がわかったら、その予算内でホテルを探します。
ホテルの宿泊料は、予約サイトやタイミングによって変動します。最安値を探している間に、狙っていたホテルが満室に！なんていうことも。
おすすめは、ホテル料金比較サイト。あらゆる予約サイトの料金を一括で比較できるので、検索時間がギュッと短縮できますよ。
中でもおすすめは、200以上の予約サイトと提携しているホテルズコンバインド。じゃらんや楽天トラベル、Expediaといったおなじみのサイトの金額も比較しているので安心です。
さらに、絞り込み検索機能を使って「料金」で絞り込めば無数のホテルの中から、今回の出張予算にぴったりなホテルがグッと見えてきます。
時間の有効活用に、ホテル比較サイトはマストアイテムといえそうです。
- Wi-Fi環境
ホテルに戻ってからパソコンを使って仕事をする可能性があります。 モバイルWi-Fiを持っていない場合は、ホテルのWi-Fi環境を必ず確認しましょう。
ホテルズコンバインドの絞り込み検索「ホテル施設・室内設備」の無料Wi-Fiにチェックを入れて絞り込みが可能です。
- ビジネスセンター
ホテルによっては、簡単な打ち合わせや商談に使える会議室があります。また、書類のコピー、プリントアウトやFAXの手配、通訳などのサービスを用意しています。
そういったサービスの利用も視野にいれる場合は、同じく絞り込み検索「ホテル施設・室内設備」の（「さらに表示」をクリックの上、）ビジネスセンターにチェックを入れて絞り込みましょう。
- その他
出張の業務内容やスケジュールによっては、朝食の有無、コインランドリーの有無も要チェックです。ホテル付近に飲食店やコンビニがない場合は、ホテルで朝食を摂り、しっかり腹ごしらえしましょう。
出張でのホテル予約は、気にしなければいけないことがたくさん。
ひとつひとつ調べるのではなく、ホテルズコンバインドのような比較サイトを使って効率よく探してみてくださいね。
出張時の拠点であるホテル選びが済めば、あとは業務で思う存分実力を発揮するのみ！
ʕ•ᴥ•ʔ（出張の成功を願ってるよ！
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